Sådan styrker efterskoler deres åbent hus arrangementer

Med udgangspunkt i min og CompanYoung erfaring med efterskoler, vil jeg i denne artikel dele nogle af mine tanker på, hvad jeg mener, at man som efterskole kan gøre for at optimere ens åbent hus arrangementer.

Hvert år bliver Efterskolernes dag og Efterskolernes aften afholdt rundt omkring i landet. Her vil alle danske efterskoler invitere potentielle elever og deres familier ind for at se skolens faciliteter, stille spørgsmål og mærke atmosfæren helt tæt på.

De to åbent hus arrangementer bliver prioriteret højt blandt alle efterskoler – og det er fedt, da dette gør det endnu sjovere at være besøgende, personale og elever, når efterskolerne tager arrangementet meget seriøst.

I CompanYoung har vi i de sidste otte år samarbejdet med alle typer efterskoler ift. markedsføring, analyse og strategi – og vi gør dette med stor interesse.

1. Tænk i oplevelser

Efterskolernes dag startede som et åbent hus arrangement, hvor lærere og forstanderen kunne præsentere skolen for familier og fortælle om skolens linjer, læringsmiljø og hverdag.

Denne information er stadig vigtig at præsentere til eventet, men er ikke længere den primære årsag til, at de unge og deres familier tager til åbent hus arrangement. Dagen bruges mere til at søge bekræftelse på om efterskolen nu er det rette valg.

Med internettets fremkomst har beslutningsprocessen for unge og deres familier forandret sig. Flertallet der vælger at besøge en efterskole har allerede researchet efterskolen godt og grundigt online. De har sat sig godt ind i mulighederne på hjemmesiden. Og de har fulgt hverdagen på skolen i billeder eller film på deres social medie newsfeed.

Man er i dag mere besluttet, når man besøger en efterskole. Åbent hus arrangementer handler derfor mere om at føle og mærke atmosfæren på skolen end at få et større informationsgrundlag.

For efterskoler betyder den nye digitale adfærd, at man må lægge et andet fokus til åbent hus arrangementerne. Det er nu mere vigtig at skabe en unik oplevelse for de besøgende, og skabe spændende aktiviteter frem for at redegøre information.

Denne tilgang har mange efterskoler adopteret. Nogle skoler bruger langt tid på at forberede forestillinger, shows og fremvisninger, som man kan se på “Efterskolernes dag”. Andre skoler åbner op for, at de besøgende selv kan deltage i aktiviteter og virkelig mærke, hvordan det føles at være en del af fællesskabet.

Det er ikke blot vigtigt at skabe levende fortællinger af fag og linjer. Man må også forsøge at tænke ud af boksen på andre parametre for at skabe den stærkeste oplevelse af skolen:

• Hvordan skaber man en mere oplevelsesrig rundvisning?
• Hvordan kan forstanderen præsentere de tørre informationer på en sjov måde?
• Hvordan skaber man en atmosfære til arrangementet, der gør, at dagen bliver husket som noget specielt?

2. Få bredt jeres åbent hus ud til ikke-besøgende

Et åbent hus arrangement ses typisk som en face2face aktivitet, hvor man kan nå ud til et bestemt antal besøgende på dagen. Sådan behøver det dog ikke kun være.

Man kan også bruge et åbent hus arrangement i en markedsføringskontekst – og nå ud til en større målgruppe end I møder på selve dagen.

En måde at bruge Efterskolernes dag og aften til markedsføring er at få optaget en professionel video af eventet, der kan lægges på hjemmesiden, bruges til annoncering og postes på de sociale medier.

Mange efterskoler bruger i dag utrolige mange ressourcer på at skabe den bedste præsentation af efterskolen. Når der bruges så meget energi, bør man også bruge kræfter på at synliggøre ens afholdte arrangement i den efterfølgende tid til en større målgruppe, der kan rammes på forskellige kanaler – eksempelvis via en professionel video.

En anden mulighed, og som er en af de seneste funktioner, som vi i CompanYoung hjælper efterskoler og lignende uddannelsesinstitutioner med at implementere til åbent hus arrangementer, er et Geofilter på Snapchat. Her vil efterskolen få designet et specifikt filter til Snapchat, som de i et begrænset tidsrum kan benytte på en bestemt lokation. Det vil sige, at alle, der besøger en efterskole til “Efterskolernes dag” kan anvende det visuelle filter og tage “Snaps” til deres venner på en sjov måde, der viser, at de er tilstede til arrangementet på efterskolen.

En tredje mulighed, som jeg ønsker at dele er Facebook Live Streaming. I modsætning til en professionel video, der udgives senere, er det også oplagt at optage video i real time til “Efterskolernes dag”. Videoen er her mere dogme-agtig og kræver derfor mere en Lars Von Trier filmproduktion end en Steven Spielberg. Når man deler et live video stream, har folk mulighed for at kommentere og udtrykke smileys løbende. Efter live streamet er afsluttet, vil videoen bliver publiceret som en regulær video, som brugere kan se senere på ens Facebook-side. Det der gør Live Streaming relevant, er, at det efter vores erfaringer i CompanYoung giver et højt antal visninger og god interaktion på Facebook.

3. Vær synlig hos målgruppen efter besøgsdagen

Efter at have besøgt en bestemt efterskole på “Efterskolernes dag og – aften”, vil nogle unge og deres familier være 100 % afklaret og klar til at tilmelde sig skolen. Det er dog ikke alle besøgende, der har det på den måde: Flere besøgende vil stadig have andre alternative efterskoler i baghovedet, som efterskolen skal konkurrere med. Nogle vælger endda at skrive sig op til flere efterskoler og betale depositum til flere skoler.

Det er vigtigt, at man som efterskole bruger ens åbent hus arrangement til at sikre, at de besøgende rent faktisk bliver konverteret til elever. En traditionel metode til dette er at give en brochure med hjem fra dagen, som de besøgende kan læse, når de kommer hjem på sofaen. En nyere metode er at uddele merchandise, som sikrer, at de besøgende allerede føler sig som en del af skolen – hvis altså t-shirten ikke ender bagerst i skabet.

En digital måde at bevare kontakten med de besøgende er at indsamle kontaktoplysninger til åbent hus arrangementet – fx ved tilmelding af nyhedsbreve, konkurrencer, interessebank eller ventelister – og herfra følge op med målrettet kommunikation. I CompanYoung har vi udviklet et marketingssoftware YoungCRM til at kunne håndtere dette.

Vores erfaringer med værktøjet viser, at det generelt har en god effekt at kommunikere forskelligt til målgruppen afhængig af, hvilke valgfag og linjer, der interesserer de unge. Hertil må man målrette kommunikationen ift. deres livscyklus, dvs. hvornår de overvejer efterskoleophold. Endvidere er det en fordel, at skolerne løbende kommunikerer ud om vigtige datoer for arrangementer og tilmeldinger og giver en status for, hvor mange (eller få) ledige pladser, der er tilbage på skolen.

4. Få evalueret jeres åbent hus arrangement

I CompanYoung er vi begyndt med et nyt koncept for at styrke efterskolers tiltrækning og rekruttering af nye elever til åbent hus arrangementer: Mystery Shopping.

Formålet med Mystery Shopping er ikke blot at give skoler en frisk og nuanceret opfattelse af, hvordan de kommunikerer med mulige elever og deres familier. Det handler også om at give skoler professionel rådgivning ift. hvordan man med udgangspunkt i de konkrete observationer kan styrke den overordnede præsentation.

Måske mangler I bedre skiltning og bedre foldere til jeres arrangementer, og måske mangler I at sende en opfølgende mail med mere information, så elever og familier kan foretage den endelige beslutning?

Mystery Shopping er ikke et nyt fænomen. Det opstod for første gang i USA i 1940’erne og er i dag en global industri, hvor mystery shoppers foretager anonyme observationer af alt fra supermarkeder, hospitaler til finansielle virksomheder

For os handler Mystery Shopping om at udvikle et værktøj for skoler til at åbne op for dialogen omkring egen praksis og kickstarte et nyt rekrutteringskoncept på skolen.