Candidate Experience – Step 3: Afslagsproces

Der er meget man kan gøre som arbejdsgiver for at optimere afslagsprocessen. Hvis man er dygtig nok til at give et godt afslag, vil det ikke blot kunne få kandidater til at søge en stilling igen. Det vil også kunne skabe god omtale, i forhold til at man behandler sine ansøgere godt.

I en typisk rekrutteringsproces fokuserer de fleste virksomheder hovedsageligt på de vindende kandidater, og forsømmer det ofte store antal, der ikke går videre til samtalen, hvilket gennemsnitligt udgør 97% af alle kandidater i en rekrutteringsproces.

En ansøger bruger typisk 2-3 timer på en jobansøgning, og hvis de ser det som et drømmejob bruger de gerne mere tid. Det kan derfor virke frusterende at blive afvist efter en længere ventetid med et kort og upersonligt “Du er desværre ikke gået videre, men tak for din tid”-svar.

Der er forskellige måder at gøre et afslag til en bedre oplevelse. Du får i denne artikel fire konkrete råd til, hvordan du kan tænke candidate experience ind i afslagsprocessen.

1. Den gode afslagsmail
2. Tilbyd feedback, men fastlæg rammen for det
3. Send kandidater videre til en talent bank
4. Evaluering: Lad kandidater rate dig

1. Den gode afslagsmail

Det er generelt tidskrævende at søge job. Det kan derfor være en flad fornemmelse, hvis en virksomhed aldrig vender tilbage, eller blot giver det klassiske afslag: Kære Mikael. Tak for din interesse i vores virksomhed. Uheldigvis må vi meddele at stillingen er gået til anden side …

Hvis man som virksomhed har modtaget mange ansøgninger, tager det langt tid at sende et personligt afslag til alle kandidater. Du har heldigvis alternative veje at gå.

En mulighed for at udarbejde et godt afslag, der ikke virker skabelonsagtigt, er at give afslagsmailen personlighed og liv. Brug derfor storytelling som et værktøj, og tal både til ansøgerens hjerne og hjerte. Hvis det virker som om, I er ærlige og har brugt tid på at skrive afslagsmailen, sender I et signal til kandidater om, at I tager dem seriøst – og dette giver respekt.

Ifølge vores egne undersøgelser i CompanYoung ønsker 90% af kandidater, at virksomheden i afslagsmailen uddyber, hvorfor de har valgt en bestemt kandidat, samt hvilke kvaliteter der blev lagt vægt på i vurderingen. Du kan derfor med fordel vælge at inddrage en beskrivelse af den valgte kandidat for at give fravalgte kandidater en bedre forståelse for, hvorfor de ikke blev valgt – og dermed er der ikke samme behov for at give individuel feedback.

2. Tilbyd feedback, men fastlæg rammen for det

84% af kandidater ønsker feedback på, hvorfor de ikke er blevet valgt. Det fortæller en ny rundespørge foretaget af virksomheden Talenthub med over 300 kandidater.

I afslagsmailen opfylder nogle nogle virksomheder dette behov ved at tilføje kontaktoplysninger til de ansvarlige medarbejdere, som man kan kontakte telefonisk eller over mail.

Det kan dog virke kaotisk, hvis en ansøger ringer ind i løbet af dagen og spørger efter feedback – for hvem er det lige han er og hvad skrev han i sin ansøgning?

For at undgå for mange forstyrrelser i løbet af arbejdsdagen, kan du med fordel fastlægge et tidsrum for, hvornår det er muligt for kandidater at ringe ind. Eksempelvis i den følgende uge fra kl. 8-9.

Et fastlagt tidsrum for feedback ses oftest at skabe en mere fyldestgørende feedbackproces, da det betyder, at jeres givne kontaktperson kan have sit rekrutteringssoftware åben og være klar i hovedet til at finde kandidaters ansøgninger fra. Hvis responsen blot foregår ad hoc og ud fra medarbejderens hukommelse, kan det ikke hjælpe kandidater lige så godt og konkret videre.

En alternativ strategi til at give feedback er at have et chatmodul (se step 1) integreret på ens karriereside. Personer, der ønsker feedback skal herfra blot skrive deres kontaktoplysninger i chatten, og så kan I vende tilbage til dem telefonisk, når I har tid.

3. Send kandidater videre til en talentbank

Hvis I har en talentbank, bør du i afslagsmailen nævne muligheden for at blive en del af denne talentbank. Gør dog ikke det som et nemt fix til at fjerne dårlig samvittighed ved at vælge dem fra, men send kun kandidater videre, hvis du ønsker at bruge ressourcerne på at have en talentbank.

I en talentbank kan I bevare relationen med afviste kandidater og fremadrettet sende dem employer branding mails og gøre dem opmærksomme på fremtidige stillinger hos jer. Tilsvarende kan I bruge talentbanken til at besætte fremtidige stillinger. Måske I finder ud af, at kandidaten i virkeligheden passer bedre til en anden stilling? Og I derfor bør kontakte kandidaten.

En talentbank er en svær størrelse. Det er ikke altid kandidaterne ønsker at tilmelde sig. Det kræver endvidere en indsats at bygge relationer med kandidaterne, og det er generelt svært at vide om kandidaterne i mellemtiden har fundet sig et job. Så bør man ikke bare droppe talentbanken?

… Nej, men det handler om at udvikle det rette set-up omkring talentbanken og tage den seriøst som værktøj.

I behøver ikke invitere alle kandidater ind i talentbanken. I kan også vælge kun at henvende jer til dem, som I ser kan realisere sit fulde potentiale hos jer. Dette kræver, at I udformer en liste med de mest oplagte kandidater og udformer en målrettet afslagsmail, hvor I fortæller, at I ser et potentiale og derfor ønsker at bevare kontakten. Det er altid effektfuldt at få ansøgere til at føle sig værdsat.

4. Evaluering: Lad kandidater rate dig

Inden for marketing, salg og support, er der inden for de sidste 10 år udviklet et stærkt fokus på at bruge data til at forstå ens målgrupper og træffe bedre beslutninger. Som forbruger bliver man derfor hyppigt udsat for kundetilfredshedsundersøgelser og surveys, fordi det kan betale sig virksomheden at måle på deres indsatser i stedet for udelukkende at stole på mavefornemmelser.

Inden for rekrutterings- og HR-verdenen er det sjældent, at ansøgeres oplevelse af rekrutteringsforløbet bliver evalueret – også selvom ansøgere har brugt mange timer på at skrive ansøgningen, taget personlighedstest og deltaget i interviews.

I CompanYoung ønsker vi at forandre denne proces og har derfor udviklet søstervirksomheden Talenthub til at give arbejdsgivere adgang til de mange indtryk, der skabes i et rekrutteringsforløb og få en fornemmelse af, hvad der fungerer og ikke fungerer.

At lade kandidater rate ens rekrutteringsforløb, ses også at have positiv betydning for ens candidate experience. Kandidater vil gerne blive hørt og påvirke virksomheden i en retning, som de mener, er den rette. Denne tendens ses især på Trustpilot, der samler alle kundeanmeldelser.

Hvis kandidaten har haft en dårlig rekrutteringsoplevelse er det en fordel for virksomheden, at kandidaten kan fortælle deres kritik i intern survey – frem for at lufte sine frustationer på eksterne kanaler. Hvis kandidaten modsat har haft en uovertruffen positiv oplevelse, skal de nok fortælle det videre til andre.

Læs mere om Talenthub.

Hør mere om Candidate Experience

I CompanYoung har vi stort fokus på at hjælpe arbejdsgivere med at skabe en bedre kandidatoplevelse, når de markedsfører sig over for kandidater, men også når de er i en rekrutteringsproces med ansøgere. Ønsker du at høre mere om vores værktøjer til at styrke candidate experience eller få et indblik i vores erfaringer, er du velkommen til at tage direkte kontakt til en af vores specialister eller blive kontaktet af dem hurtigst muligt.