Candidate Experience – Step 2: Ansættelsesproces

Når man som ansøger har sendt sin ansøgning afsted, møder man en tid påvirket af usikkerhed. Inviteres man til samtale eller ej, og hvornår hører man fra virksomheden igen? Du kender det godt, denne periode er aldrig rar som ansøger – især ikke hvis det handler om drømmejobbet.

Den klassiske metode for virksomheder i en rekrutteringsproces er at vende tilbage igen til kandidaten, hvis de ønsker at invitere vedkommende til en samtale, og hvis dette ikke er aktuelt, venter man med at give svar indtil den nye medarbejder er blevet fundet og ansat – hvis man altså giver sig tid til at komme med en tilbagemelding.

Set med et kandidats perspektiv er den klassiske metode ikke at foretrække, og de ønsker en mere gennemsigtig og involverende ansættelsesproces. Du får i denne artikel svar på, hvordan du kan lykkes med dette.

Artiklen giver dig fem konkrete råd til, hvordan du som arbejdsgiver kan skabe candidate experience i ansættelsesprocessen ved at være mere gennemsigtig, kommunikerende og involverende i jeres relation til kandidater.

1. Styrk kvitteringsmailen
2. Hold kandidater opdaterede
3. Send marketingsmail til kandidater
4. Skab et opsamlingsheat
5. Tænk candidate experience før og efter interviewet

1. Styrk kvitteringsmailen

Når man som ansøger har søgt en stilling, vil man typisk modtage en kvitteringsmail om, at arbejdsgiveren har fået ansøgningen og at de vil vende tilbage igen.

En kvitteringsmail bør ikke virke som en standardiseret kvittering. Den bør frames som at være startskuddet på en spændende kandidatrejse. Dette kræver, at I gør mailen personlig og selvfølgelig skaber en spændende kandidatrejse, fx ved løbende at opdatere kandidater (2), sende marketingsmail (3) eller skabe et opsamlingsheat (4).

For at styrke kvitteringsmailen, kan du også gøre den kommende ansættelsesproces mere gennemsigtig. Fortæl derfor, hvordan processen konkret vil foregå og hvem, der vil være involveret i ansættelsesprocessen.

Ifølge vores egne undersøgelser i CompanYoung har det for 74 % af kandidater enten stor eller meget stor betydning at blive orienteret om processens varighed og 78 % ønsker at kende alle deadlines, heriblandt indkaldelse til samtale, samtaleafholdelse og ansættelse. Man kan med fordel også ridse disse punkter op i kvitteringsmailen – hvis muligt. Estimerede deadlines er bedre end ingen deadlines.

2. Hold kandidater opdaterede

Der findes forskellige måder at holde kandidater opdaterede i en ansøgningsproces. Du får her to eksempler på det, som kan foretages i et rekrutterings- og marketingssoftware såsom YoungCRM.

A) Du bør løbende opdatere kandidater om ansættelsesprocessen over mail. Fortæl eksempelvis, hvis rekrutteringsforløbet er gået ind i en ny fase eller er blevet forsinket. Og ikke vær bange for at fortælle kandidater, hvis de ikke er gået videre til næste runde. Ifølge vores egne undersøgelser i CompanYoung foretrækker 87% af kandidater at få et afslag tidligere i processen, med det forbehold, at virksomheden kan vende tilbage til dem. Giv dem derfor gerne klar besked.

B) Hvis dit rekrutteringssoftware muliggør det, kan du inspireret af track & trace med pakkeudbringning, lade kandidater følge med i deres ansøgningsstatus, dvs. hvor langt I er med at behandle deres ansøgning. En sådan feature er især relevant til de kandidater, der ser jeres stilling som drømmejobbet og ønsker at følge aktivt med. Den kan dog også bruges, hvis kandidaten undrer sig over, at han ikke har hørt noget endnu, og derfor ønsker at se, hvor langt I er kommet.

3. Send marketingsmails til kandidater

I en rekrutteringsproces er det kun en lille gruppe af kandidater, der går videre til en samtale. Den resterende gruppe af kandidater må søge nye veje. Det er vigtigt her, at man gør en aktiv indsats for at påvirke de kandidater der bliver afvist, til at ville søge igen.

Det er ikke sikkert, at de kandidater, der har fundet jer på diverse jobportaler, kender jeres employer brand til fulde. De har måske sendt en ansøgning pga. den konkrete stilling og ved ikke, hvorfor I har en god arbejdskultur, ledelsesform og kollegialt sammenhold. Man må her udnytte, at I i ansættelsesperioden kan brande jer selv ganske gratis overfor kandidaterne.

For at synliggøre jer selv som arbejdsplads, kan I med fordel udvikle en serie af mails til kandidater, hvori I fortæller dem, hvorfor det er fedt at arbejde i jeres virksomhed. Start gerne denne mailserie med at udvikle en kvitteringsmail, der brander jer som organisation.

Det kræver lidt tid at sætte en mailserie op. Du kan ikke desto mindre vælge at bruge denne til lignende stillingsopslag i fremtiden eller til andre typer stillinger, som I har i organisationen.

4. Skab et opsamlingsheat

Det mest almindelige rekrutteringsforløb er, at en virksomhed inviterer 3-5 af de mest interessante kandidater til en jobsamtale. Det kan være svært at udvælge hvem, der nu skal inviteres videre til en jobsamtale, hvis man modtager 50 eller 200 ansøgninger til en stilling.

Et alternativ til dette klassiske forløb er at skabe et opsamlingsheat inden jobsamtalerne, hvor man udvælger de 10-20 mest oplagte kandidater og lader dem gå videre til næste runde. Man skal her indsamle yderligere information fra kandidaterne, fx ved at få dem til at uploade videoansøgninger, udfylde personlighedstest og besvare specifikke spørgsmål, der viser deres personlige tilgang. Jo mere stillingspecifikt jeres indsamling af information bliver, jo federe synes kandidaterne det er.

Det er ikke en sur opgave for ansøgere at blive testet yderligere. Faktisk er det noget som mange efterspørger mere af. Et drømmescenarie for de unge er, at ansøgningsprocessen ikke blot er en envejskommunikation, hvor den nyuddannede unge venter på svar. I stedet efterspørger de unge et mere dynamisk ansøgningsflow, hvor en virksomhed løbende kan spørge ind til den unges kompetencer, og på den måde hjælpe virksomheden med at skabe et retvisende billede af ansøgerens kompetencer.

Ved at have et opsamlingsheat, gør man det mere spændende at være ansøgere – også selv de der ender med ikke at blive valgt, og man hjælper kandidater med at forstå om man er tæt på at blive inviteret til en samtale eller ej.

OBS: I skal kun skabe et opsamlingsheat, hvis I reelt bruger den information som I indsamler, ellers bruger I ansøgernes tid unødvendigt.

5. Candidate Experience – før og efter interviewet

Når I som virksomhed skal afholde jobsamtaler, findes der mange gode råd til at afholde den bedste jobsamtale. Dem får du dog ikke her. I stedet er fokus på, hvordan du kan tænke candidate experience ind før og efter en jobsamtale.

Et jobinterview er en uvant situation for mange ansøgere – både når man er nyuddannet og har været på arbejdsmarkedet i langt tid. For at skabe en bedre jobsamtale, er det vigtigt at gøre kandidaten mere tryg og afklaret med, hvad der kommer til foregå til jobsamtalen.

Man kan derfor sende en indledende mail et par dage før samtalen, hvor man deler agendaen for interviewet, hvem der kommer til at deltage til mødet og hvor langt tid samtalen forventes at tage – og ikke mindst, at man glæder sig til at møde ham eller hende. Det handler for jer om at få så meget viden om kandidaten – dette er dog svært, hvis vedkommende er nervøs og føler jobsamtalen som en eksamenssituation.

Efter et interview er det vigtigt, at du i god tid følger op på jobsamtalen. Ifølge en undersøgelse foretaget af Talenthub, bliver 33 % ansøgere nervøse, hvis de har ikke hørt noget efter et par dage, og 47 % mærker denne nervøsitet efter en uge. Det er vigtigt, at kandidater ikke føler sig glemte. Hvad enten I venter på afholde flere samtaler eller ikke har bestemt jer endnu, bliver kandidater derfor glade for at få en midlertidig status. Vælg gerne at give en status over telefon frem for mail. Kandidater foretrækker nemlig mundtlig kommunikation i den afsluttende fase af rekrutteringen.

Gå til Step 3 – Afslagsproces

Hør mere om Candidate Experience

I CompanYoung har vi stort fokus på at hjælpe arbejdsgivere med at skabe en bedre kandidatoplevelse, når de markedsfører sig over for kandidater, men også når de er i en rekrutteringsproces med ansøgere. Ønsker du at høre mere om vores værktøjer til at styrke candidate experience eller få et indblik i vores erfaringer, er du velkommen til at tage direkte kontakt til en af vores specialister eller blive kontaktet af dem hurtigst muligt.