CompanYoung og Flemming Efterskole samarbejder om øget trivsel

Fokus på tillid, tryghed og tolerance

Tillid, tryghed og tolerance er centrum for alle elevers rejse, udvikling og dannelse, og det er derfor afgørende for Flemming Efterskole, at det er lige præcis dét som den enkelte elev oplever – og efterlever – i løbet af tiden på efterskolen.

Derfor har Flemming Efterskole i flere år set det som en forudsætning for en god oplevelse på efterskolen, at der opbygges tætte relationer mellem især elever, lærere og mentorer.

Derudover er det et centralt element for et succesfuldt år på skolen, at den enkelte elevs forventninger til efterskoleåret indfries. Da elever ofte har skrevet sig op mange år i forvejen, stilles der derfor store krav til en løbende forventningsafstemning både før og efter opstart, hvor det handler om at fange eventuelle uoverensstemmelser mellem det oplevede og det forventede i opløbet, og støtte den enkelte elev bedst muligt.

Udfordringen

Dagligdagen på Flemming Efterskole fordrer i sig selv, at der opbygges stærke relationer mellem elever, lærere og mentorer. Imidlertid har der også fra skolens side været et ønske om at supplere de mange og tætte interaktioner med et system der nemt og objektivt afdækker elevernes trivsel, udvikling og oplevede støtte – og ikke mindst proaktivt hjælper elever mod en løsning, såfremt at de oplever udfordringer undervejs, der ikke nødvendigvis er blevet opfanget af skolens personale i den løbende interaktion med eleven.

Flemming Efterskole ønsker med deres brug af StudentPulse, at:

• Få et overblik over elevernes trivsel baseret på klasser og boligsituation (ganggrupper).
• Implementere et simpelt værktøj, som kan identificere og hjælpe elever med behov for støtte, før det resulterer i, at de mistrives (komme på forkant med mistrivsel)
• Få feedback fra elever ifm. essentielle milepæle for at understøtte den eksisterende interaktion mellem elever og lærere.

Løsningen

I samarbejde med skolens trivsels- og vejledningsansvarlige, definerede CompanYoung og StudentPulse en tretrinsproces: Først en periode med udforskning og tilpasning, derefter identifikationen af milepæle og fokusområder, og til sidst selve dataindsamlingen og -anvendelsen.

Den indledende fase

Forud for den endelige opsætning af ​​StudentPulse brugte vi tre måneder på at eksperimentere med mikromålinger, spørgsmål, visualisering og dataindsamling. I denne proces blev der udført 3 mikromålinger i en proces, hvor hver måling blev justeret baseret på resultater fra den forrige måling. Her justerede vi ikke blot de identificerede temaer, men vi tilpassede også målingerne på baggrund af den oplevede anvendelighed af ​​den indsamlede feedback.

Gennem processen blev vi ved med at stille spørgsmålet: “Har elevfeedback’en givet information, vi ikke havde tidligere, og hvis ja, har det været nemt at anvende informationen i praksis”?

Syv milepæle, tre temaer, én “call to action”

For at afdække de vigtigste aspekter af elevernes år på efterskole blev der identificeret syv forskellige milepæle, fra 4 uger før eleverne startede til deres sidste dag på skolen. Alle milepæle var enten relateret til en periode, der var ved at være slut (og en ny skulle til at begynde) eller en væsentlig begivenhed.‍

For hver milepæl blev der oprettet en mikromåling, der var bygget op omkring tre overordnede temaer*: Støtte fra skolen, elevernes trivsel og elevernes udvikling og dannelse, og på tværs af alle målinger blev der benyttet to centrale trivselsspørgsmål, der hjalp til at afdække positive og negative tendenser. Afslutningsvis blev hver måling afsluttet med en opfordring til de elever, hvis feedback indikerede et potentielt behov for støtte, hvorefter disse elever med ét klik kunne sætte sig selv i kontakt med deres mentor, og på den måde fjerne alle barrierer og tabuer, der ofte kan være forbundet med at “række ud efter hjælp”.

*Med mikromålingerne forbundet med preboarding og året der gik, sættes der større fokus på elevkommunikation og tiltrækning af fremtidige elever.

‍

Et komplet overblik over elevernes trivsel – i realtid

For at give et nemt indblik i elevfeedback’en blev der opsat et dashboard, der i realtid viste tilbagemeldingerne fra elever, samt to simple overblik der sammenlignede elevernes besvarelser. De to overblik inddelte eleverne i grupper ud fra deres boligsituation (ganggruppe) samt klasser, hvilket gjorde det nemt at dele information med ansvarlige lærere og kontaktpersoner. Endelig gav dashboardet et simpelt overblik over de elever, der havde ønsket at blive sat i kontakt med deres mentor/vejleder.

Det ugentlige feedback loop

Feedback’en fra elever blev i løbet af året indsamlet via skolens morgensamlinger, hvor der blev afsat tid til at den enkelte elev kunne svare på de få spørgsmål via enten mobil eller computer. På denne måde sikredes det at feedback blev indsamlet på tværs af alle elever på samme tid, hvorefter data og indsatsområder kunne aflæses lige efter.
‍
For at sikre at elevernes feedback ikke blot forblev på skrivebordet, men også blev anvendt i arbejdet med elevernes oplevelse, etablerede skolen et effektivt og simpelt feedback loop. I denne proces blev alle elever, der havde ønsket at blive sat i forbindelse med en mentor/vejleder kontaktet inden for 24 timer, mens de mest væsentlige resultater blev præsenteret for alle elever på en efterfølgende morgensamling. Her havde man i vejlednings- og læreteamet på forkant udpeget opmærksomhedspunkter pba. data fra dashboardet og overblik, og på den baggrund klarlagt eventuelle handlinger. Vigtigste præmis var dog, at det ikke nødvendigvis handlede om at lave tilpasninger fra uge til uge, men derimod altid anerkende elevernes feedback.

Resultater

Et overblik i realtid
Understøttelse af arbejdet med elevtrivsel og -udvikling. Til brug for vejledere, mentorer og lærere.

Proaktivt brug af vejledning og mentor
Øget brug af eksisterende tilbud for elever ved at nudge eleverne og nemt sætte dem i forbindelse med vejledere og mentorer.

Veletableret feedback loop
En fast proces hvor der efter hver måling kigges ind i resultaterne, hvorefter disse nemt kommunikeres tilbage til eleverne i den efterfølgende uge.