Hvad mener de unge om virtuelle events – og hvad er fordelene?

Hvad er et virtuelt event?

Et virtuelt event er overordnet set et event eller et arrangement, som foregår fuldstændig online. Virtuelle arrangementer bruger webbaserede platforme, som potentielt kan skabe forbindelse til flere tusinde besøgende. Disse digitale events indeholder ofte interaktive funktioner såsom afstemninger, Q&A, livechat osv., som skaber engagement og interesse hos de deltagende.

Det kan enten være 100% asynkront, 100% synkront eller en kombination af optaget indhold og live-stream – alt efter hvilken platform, som anvendes. Vi har gennem 2021 set mange forskellige eksempler på platforme, som anvendes til afvikling af virtuelle arrangementer og livestreams, herunder Vimeo, Facebook, Youtube,Twitch, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet og Hopin. Vi har blandt andet selv afviklet over 70 virtuelle events med afsæt i Hopin for vores kunder i uddannelsessektoren.

I lyset af coronavirussen er virtuelle arrangementer blevet et populært valg i flere organisationer verden over – også i CompanYoung. Det skyldes, at virtuelle events i sidste ende kan være besparende for organisationen, og fordi alt arbejde forbundet med de fysiske events som allerede er planlagt, ikke fuldstændig går tabt på gulvet efter et pressemøde eller et lokalt udbrud af Corona.

Er de unge interesserede i virtuelle events?

I vores årlige analyse af unges valg af ungdomsuddannelse 2021 svarede unge på gymnasiale uddannelser og erhvervsuddannelse at henholdsvis 36% og 21% havde deltaget i mindst ét virtuelt event. I analysen unges valg af efterskole 2021 svarede 36% eleverne at de havde deltaget i mindst ét virtuelt event forud for deres valg af uddannelse.

Dette viser en interesse fra de unge for at deltage i de virtuelle events, hvor flere også angiver, at de ville være interesserede i, at deltage i lignende arrangementer fremtidigt.

Hvad er de største fordele ved virtuelle events?

Vi anerkender, at de virtuelle events ikke kan erstatte det fysiske event, men vi tror på en hybrid fremtid, hvor der afvikles fysiske arrangementer i tæt kombination med virtuelle opfølgningssessioner – eller mulighed for at deltage virtuelt via livestream. Vi har her samlet de 9 største fordele, som vi anser, at der er forbundet med afholdelse af virtuelle arrangementer:

1. Det er billigere at afholde et virtuelt event
Ved at afholde virtuelle events kan de samlede omkostninger reduceres betydeligt. Det skyldes, at der ikke er omkostninger forbundet med bl.a. forplejning til de deltagende såvel som opsættelse og oprydning af f.eks. borde og stole til arrangementet. Det eneste som uddannelsesinstitutionen skal bekymre sig om, er omkostningerne og indholdet til den digitale platform, som skal være ansvarlig for det virtuelle event. Udvikling af indhold i form af video mv. kan sagtens kræve en betydelig investering, men her bør man fokusere på at skabe indhold, som kan genbruges flerårigt og til flere formål for dermed at nedbringe omkostninger på sigt.

2. Det er tidsbesparende at afholde et virtuelt event
Det faktum, at det virtuelle event foregår fuldstændig online, sparer utrolig meget tid – ikke blot for uddannelsesinstitutionen og de ansatte, men i den grad også for de deltagende. På trods af at et virtuelt event, ligesom et fysisk event, kræver stor forberedelsestid (opsættelse af en hjemmeside, tilmelding, marketing osv.), så er det stadig betydeligt mindre tid end ved fysiske arrangementer. Det tidsbesparende element ved denne type event er ikke kun en fordel for skolerne, men betragtes også af målgruppen som meget fordelagtig. I de årlige analyser af unges uddannelsesvalg italesætter mange unge netop effektiviteten og den nemme tilgængelighed ved de virtuelle arrangementer. Der findes i denne målgruppe argumenter som “At man er mere villig til at deltage, da man ikke skal ud af døren”.

3. Et virtuelt event kan afholdes for alle
Når man afholder et arrangement, er der altid stort fokus på at ramme så mange potentielle deltagere som muligt. Et virtuelt event eliminerer transporttiden for de besøgende, og det har derfor ikke længere stor betydning, hvor i Danmark de kommer fra. Når arrangementer afholdes virtuelt, skal der altså ikke længere købes fly-, tog- eller busbilletter, og de besøgende har derfor mulighed for at få et indblik i uddannelsesinstitutionen uden fysisk at skulle være til stede. På den måde kan virtuelle arrangementer være mere inkluderende og praktisk for de besøgende end fysiske events, hvorfor målgruppen potentielt kan bredes ud geografisk også.

4. Der er stor fleksibilitet, når man afholder et virtuelt event
Da et virtuelt arrangement foregår digitalt, er der også langt større fleksibilitet, når det kommer til hvordan arrangementet skal afholdes. Uanset hvilken type af arrangement der afholdes, så er der rig mulighed for at gøre arrangementet interaktivt, tilbyde flere sprog, invitere forskellige gæstetalere osv.

5. Det er nemmere for de besøgende at skabe kontakt til andre i et virtuelt event
Når man afholder et virtuelt event, går det ofte hurtigere end til et fysisk event, hvor de besøgende skal gå fra stand til stand eller fra lokale til lokale. Den tid der bliver sparet på ikke at skulle bevæge sig fysisk fra sted til sted, kan for de deltagende bruges på at skabe kontakt til de andre deltagere eller til foredragsholderen. Ved et virtuelt arrangement får man desuden al sin information online, og derfor kan det også være nemmere for de deltagende at få adgang til og gemme vigtig information direkte på deres computer, mobil eller tablet.

6. Man kan nemt samle feedback fra et virtuelt event
Uanset om man afholder et fysisk- eller et virtuelt arrangement er det kritisk at indsamle feedback fra de deltagende. Det er dog langt nemmere at få de deltagende på virtuelle arrangementer til at svare på spørgeundersøgelser eller meningsmålinger i realtid. Disse undersøgelser kan ikke blot være en indikation på, hvordan arrangementet forløber sig – det kan også bruges til at måle eventets overordnede succes, og give inspiration til fremtidige arrangementer.

7. Det er let at måle resultaterne efter et virtuelt event
Det er oftest nemmere at indsamle data fra et virtuelt event end fra et fysisk. Det skyldes, at et virtuelt event foregår fuldstændig online, og derfor er det også muligt at indsamle mere præcise informationer omkring hvor mange der har deltaget, hvorfra de forskellige har logget på mv. Resultatmæssigt kan det selvfølgelig være svært at se effekten direkte i optagelsestallene med det samme, men det er muligt at måle effekten på de konkrete indsatser.

8. Virtuelle events understøtter rekrutteringsindsatsen
Mange skoler holder fysiske åbent hus-arrangementer uden at kræve nogle former for forhåndstilmelding. Det betyder, at det er langt sværere at få et overblik over de deltagende såvel som at være i stand til at kontakte dem efterfølgende via systematisk udsendelse af information (Marketing Automation). Ved virtuelle events er der derimod et stort potentiale for at man gennem systematisk og automatisk kommunikation kan fastholde de deltagendes interesse frem mod det virtuelle event. På den måde kan man også skabe et format, hvor man kan præge de deltagende i deres uddannelsesvalg og samtidig gøre det nemt og tydeligt, hvor de kan henvende sig efterfølgende. Et virtuelt arrangement kan derfor skabe mere opmærksomhed og interesse blandt de deltagende, og kan således fungere mere effektfuldt end fysiske events.

9. Et virtuelt event sikrer en ensartet oplevelse
I og med eventet foregår online og gennem deltagernes skærm skabes der et forum for en ensartet oplevelse for alle deltagere. Deltagerne har adgang til samme informationer og oplevelsen påvirkes ikke af om man kommer sidst og derfor ender med at sidde bagerst langt fra præsentationen. Det virtuelle event eliminere også støj og gener såsom småsnak, men tillader det også uden det forstyrrer andre. Det giver altså de unge en følelse af, at de sidder på første række. Udtagelser fra analysen af unge uddannelsesvalg lyder på: “Man kan se alt, så jeg får det hele med” og “Du føler, at skolen kun bliver præsenteret for dig og alt der bliver sagt er rettet mod dig som den enkelte elev”.

Derfor er de virtuelle events altså vigtige

Virtuelle event nedbryder fysiske barrierer, fordi man kan deltage hjemmefra og det derfor ikke kræver lige så meget at deltage. Der kan derfor være større tilbøjelighed til at deltage i et virtuelt arrangement, selvom man ikke er så afklaret som man typisk vil være til et fysisk arrangement. Det virtuelle format kan derfor fungere som et rigtig godt tiltag for at give målgruppen mulighed for at opleve skolen og rammerne hjemmefra.

Hvordan ser fremtiden ud?

Der er sket en hastig udvikling i digitalisering under Corona, og vi oplever en udvikling, hvor flere skoler, brancher og virksomheder indtænker digitale events som understøttende elementer i den samlede rekrutteringsindsats.

Samtidig kan det blive en nødvendighed, at efterkomme forventninger og ønsker til tilgængelighed og live-events blandt de unge. Det betyder ikke, at man skal erstatte de fysiske events, men at man bør indtænke digitale “touchpoints” i sin rekrutteringsindsats. Der er mange måder, hvorpå man kan afvikle virtuelle events – og det kan gøres i stort set alle prisklasser. De vigtigste parametre er lyd, billede og inspirerende indhold.