Sådan får I succes med Åbent Hus

Åbent Hus er stadig én af de mest effektive måder at rekruttere blandt den unge målgruppe. Et succesfuldt arrangement er meget ofte medvirkende til en ny elev eller studerende.

Måske har du en idé om, hvordan dit arrangement skal strikkes sammen eller måske skal du arrangere for allerførste gang. Uanset hvad kommer vi her med nogle gode råd til dig, der gerne vil have rigtigt mange besøgende til netop dit arrangement – og afholde arrangementet med størst mulig succes.

Ifølge Jack Fabricius fra CompanYoung er nøglen til succes, at efterskolerne både før, under og efter arrangementet får et bedre indblik i, hvem der besøger dem. Massiv markedsføring er ikke længere tilstrækkeligt.

Personlig og veltimet rådgivning i øjenhøjde

Ved at have tilpas tidlig kontakt med potentielle elever og forældre kan efterskolerne bedst muligt rådgive og tiltrække elever allerede inden åbent hus arrangementet. Både forældre og elever forventer i stigende grad, at de kan skræddersy deres eget første besøg på mulige skoler.

”Mange skoler kan med fordel være langt mere opsøgende i deres tiltrækningsaktiviteter. Det starter helt fra tilmeldingsprocessen til det åbne hus, hvor skolen gerne skulle kende lidt til de potentielle elever og forældre, der kommer forbi”.

Ifølge Jack er den store ubekendte til et åbent hus arrangement, at skolerne som oftest ikke ved, hvor mange og hvem, der vælger at besøge dem. Her kunne man med fordel udover blot at reklamere for begivenheden også tilbyde de unge og forældrene at skrive sig op på skolens hjemmeside. Dermed kunne de registrere yderligere information om eventuelle fokuspunkter for netop deres besøg.

”På den måde kan de enkelte skoler skille sig positivt ud og vise, at de håndterer processen professionelt og ikke er bange for at ryste posen en smule” 

Den massive markedsføring er ikke nok

Markedsføringen af åbent hus arrangementer bør over for den unge målgruppe primært tage afsæt i digitale og sociale medier. Det er målgruppens foretrukne informationskanaler og også der, hvor flest har været i ”berøring” med åbent hus-begivenheden før selve arrangementet.

Mange skoler har efterhånden rigtig godt styr på denne del. Der hvor man for alvor kan skille sig ud, er ved at give ens gæster en unik oplevelse ikke blot før og under arrangementet, men lige så vigtigt også efter arrangementet er slut.

”Mange skoler er blevet dygtige til at markedsføre sig på sociale medier. Nu kræver konkurrencen på markedet, at man ikke blot kan markedsføre sig, men også formår at møde elevernes og forældres ønske om at få unik og personlig markedsføring og information”.

Sker dette ikke i tilstrækkeligt omfang, så ved vi, at den unge målgruppe i høj grad vælger at ”zappe” videre til tilbud, der er mere gennemsigtige. Impulserne og de første indskydelser ift. markedsføringen er derfor særdeles vigtige.

Lær dine gæster bedre at kende

I en undersøgelse foretaget af CompanYoung i 2015, så vi, at blot 61% af potentielle elever fik det ønskede udbytte fra åbent hus arrangementer. Jacks opfordring til skoler om at sætte sig dybere ind i deres besøgendes interesser, understøttes derfor ganske godt. Det lader til, at der er behov for at gribe arrangementerne anderledes an for at skille sig positivt ud.

Jack fortsætter og forklarer, at den største udfordring til åbent hus arrangementer er, at de fleste skoler reelt set ikke ved, hvor mange besøgende de får og hvornår på dagen, de kommer. Derfor er der sjældent tid til, at alle kan få samme gode vejledning og svar på alle deres spørgsmål.

Her er det oplagt, at skoler ved at kende så mange af deres gæster som muligt på forhånd, kan forberede sig på nogle af de emner og spørgsmål, der er vigtige for de besøgende. Dette kunne bl.a. gøres via en årlig eventanalyse, hvor de deltagende giver deres feedback. Man kunne også vælge at lade elever og forældre registrere sig på forhånd. På den måde kan de blive vejledt i hvornår på dagen, de kan få afklaring på netop deres spørgsmål til elever eller lærere på skolen.

Lad dine tidligere besøgene komme til orde

”I løbet af de seneste år er mange skoler blevet gode til at inddrage nuværende elever til åbent hus arrangementer, men dette kan sagtens gøres endnu bedre”.

Jack påpeger bl.a., at mange skoler har gode erfaringer med at lade nuværende elever vise rundt på skolen. I vores undersøgelser af tilfredshed med åbent hus arrangementer ser vi netop, at hele 45% primært kommer for at se stedet og få et indtryk af de fysiske omgivelser. Jack pointerer dog, at mange af eleverne, der typisk viser rundt, blot har gået et par måneder på skolen. Flere skoler kunne med fordel overveje også at involvere tidligere elever.

”Tidligere elever vil i mange tilfælde kunne give en endnu mere præcis beskrivelse af skolen og samtidig vil der også være mulighed for at de kan fortælle lidt om, hvordan de har brugt erfaringerne og oplevelserne fra deres tid på skolen. På den måde får både elev og forældre tilstrækkelig information og et godt indtryk af stemningen på skolen”

Når eleverne skal vælge

Netop det at fastholde både tidligere elever og for den sags skyld også tidligere forældre, er for Jack en oplagt mulighed, som mange skoler ikke benytter. Her kunne man med fordel få hjælp af disse glimrende ambassadører, der kan rådgive og gå i direkte dialog med potentielle elever og forældre. Netop stemningsindtryk fra tidligere elever er afgørende, når det kommer til beslutningsprocessen hos potentielle elever.

”Mange af de unge er der primært for at opleve stemningen. På efterskolernes dag, skal de gerne fornemme den stemning, der er på skolen og kunne se sig selv i det miljø fremover. Til det formål er tidligere og nuværende elever fremragende til at videreformidle disse oplevelser.”

Farvel og tak for i dag – eller?

Så brat slutter ”festen” faktisk for mange besøgende til et åbent hus arrangement. For nogen kan selv en positiv oplevelse på dagen vise sig ikke at være nok, når elev og forældre skal træffe valget. Står valget imellem flere gode alternativer, så handler det ofte om at være skolen, der gav det bedste indtryk både før, under og efter. I den forbindelse er det afgørende, at skoler også formår at følge op med de besøgene, der endnu ikke har skrevet sig op til en plads.

”Der er åbenlys værdi i at få fulgt op med dem, der har udvist interesse. Der kan dog også være meget spændende information fra de besøgende, der har valgt skolen fra. Var det f.eks. elever, der ville have været et glimrende match – hvad gik i så fald galt, eller passer fravalget godt med den profil, efterskolen har valgt at fokusere på?”

Personlig relationspleje

Opfølgningen kan ske på mange måder. Som minimum bør man sørge for at få de besøgendes e-mailadresser og kunne følge op med en e-mail med tak for besøget og henvisninger til mere information online eller igennem personlig henvendelse.

Både forældre og elever forventer dog i dag i højere grad en mere personlig relationspleje, hvor de løbende kan få information om efterskolen. De vil vide, hvad efterskolen kan tilbyde netop dem eller deres barn baseret på de forhold, de har angivet som værende vigtige for dem. Efter at have deltaget på et åbent hus arrangement er det f.eks. oplagt at følge op med mere information om kommende events, der kunne have deres interesse.

Til at gøre denne relationspleje simpel og brugervenlig kan man med fordel anvende professionelle tiltrækningsværtøjer som f.eks. CompanYoungs YoungCRM. Her bliver det let og overskueligt at have løbende kontakt med potentielle elever og forældre på både e-mail og SMS. Dette kan gøres lige fra de første gang udviser interesse for efterskolen til de træffer deres beslutning og evt. senere skal besvares i databasen som tidligere elever og forældre, der kan medvirke i fremtidige tiltrækningsaktiviteter som f.eks. efterskolernes dag.

Hør mere om tiltrækning af elever og studerende

For mere information om vores samarbejde med diverse uddannelsesinstitutioner og vores hjælp med at tiltrække elever, er I meget velkomne til at kontakte Jack Fabricius eller CompanYoung for en uforpligtende snak om, hvordan jeres arrangement kan blive en succes, der resulterer i det rette elevoptag for netop jeres skole.