Sådan hjælper vi vores kunder med at imødekomme de unges forventninger gennem vores bemandede livechat

Som uddannelsesinstitution, virksomhed eller branche er det vigtigt at gøre vejledning lettilgængeligt. Har en elev eller studerende et spørgsmål, kan det have stor betydning, at henvendelsen bliver besvaret hurtigt – og her kommer online chatløsninger ind i billedet.

Der findes en række forskellige typer chatløsninger. Det gælder både bemandede og ubemandede:

• Simpel chatbot (ubemandet): Tager som regel afsæt i en simpel foruddefineret ”rute”, hvor den besøgende har en række valg.
• Traditionel chat (bemandet): En 1 til 1 chat, som kan placeres på en hjemmeside, hvor den fungerer som en moderne kundeservice.
• Fælleschat (bemandet): En chat, hvor alle kan være med, som det for eksempel kendes fra et Teams-møde, webinar eller gruppechat på Facebook. En fælleschat ses sjældent anvendt på en hjemmeside.
• Lingvistisk/kontekstuel chat (ubemandet): trænet robot med ”sprogforståelse”, der forsøger at forstå, hvad kunden spørger om, såsom Siri eller Google Assistant. Robotten trænes i høj grad af mennesker og dygtiggør sig hele tiden for at kunne kvalificere spørgsmål og give mere præcise svar.

Online chats styrker brugeroplevelsen ved hurtigt at opfylde kommende elever eller studerendes behov. Derudover kan det lette en del af presset på administrationen, medarbejdere eller vejledere.

CompanYoungs bemandede livechat

CompanYoungs chatsystem består af en traditionel bemandet chatløsning, som bemandes af CompanYoungs vejledningsteam fra 8-20. Det er desuden muligt at tilføje en chatbot fra 20-08.

Løsningen skiller sig ud ved, at vi bemander chatfunktionen for jer i de timer, hvor de unge er mest aktive i deres søgning. Løsningen kommer med en indbygget chatbot, som er opsat til at indsamle oplysninger om den besøgende og svare på henvendelser udenfor vores normale bemandingstid, som er 08 til 20 på hverdage.

Chatbotten er rigtig god til at håndtere simple forespørgsler som at finde den rette person, fremsøge simple praktiske oplysninger, booke en tid med en vejleder eller som tilmelding til et event. Den traditionelle chat er særligt egnet til personlige spørgsmål – eksempelvis vedrørende optagelseskrav og tilmeldingsfrister, da den er bemandet.

Vi har i det følgende samlet seks fordele ved CompanYoungs online chatsystem

1. Hurtig svartid

Overordnet set er der en langt hurtigere svartid ved at anvende et chatsystem sammenlignet med andre kommunikationskanaler såsom e-mail. Herudover øges sandsynligheden for at komme i dialog med målgruppen.

Hos CompanYoung har vi erfaret, at kandidater ikke nødvendigvis har lyst til at indsende CV og ansøgning, hvis de ikke føler, at de har informationer nok eller er sikre i deres valg af uddannelse, virksomhed eller læreplads.

Ved at få et lynhurtigt svar gennem en livechat kan brugerne få yderligere detaljer omkring den potentielle uddannelse eller karrierevej samt placeringen, adgangskravene, løn osv.

På den måde kan et chatsystem bidrage til hurtigt at gøre de unge mere sikre i deres beslutning eller bekræfte valget af uddannelse.

Med CompanYoungs chatløsning garanterer vi, at alle henvendelser bliver besvaret indenfor maks. to minutter for at sikre, at de besøgende på hjemmesiden får den bedst mulige oplevelse.

2. Spar ressourcer og øg effektiviteten

Et chatsystem er med til at spare tid for vejledere, kommunikationsmedarbejdere eller andre ansvarlige for henvendelser på uddannelsesinstitutioner og i virksomheder.

Ved brug af CompanYoungs løsning svarer vores vejledningsteam på alle henvendelser og sørger for, at det kun er de henvendelser, som kræver en ekstra indsats, der sendes videre til vejlederen. I den forbindelse udarbejdes der en udførlig FAQ (spørgsmål/svarark) i samarbejde med vores kunder, og vores vejledningsteam oplæres desuden grundigt i at svare på spørgsmål på vores kunders vegne.

På den måde kan institutionens ansvarlige blive langt mere effektive, fordi de undgår at blive forstyrret i deres arbejde, når der tikker henvendelser ind. I stedet håndterer vores team det og besvarer enten henvendelsen eller sender den videre i systemet.

Samtidig spares der også ressourcer ved at lade vores team svare på hyppige spørgsmål, der ofte går igen.

3. Promovering af tilbud

Når en besøgende på jeres hjemmeside benytter sig af jeres chatsystem, er det et godt grundlag for en videre dialog.

Gennem den virtuelle samtale bliver der skabt mulighed for at henvise til den pågældende uddannelsesinstitution eller virksomheds tilbud. Måske kommer der en henvendelse vedrørende den enkelte skoles uddannelser – her er det en oplagt mulighed at henvise til skolens Åbent Hus-arrangement osv.

En bemandet chat kan dermed være med til at promovere specifikke tilbud baseret på de spørgsmål, de besøgende stiller.

4. Indsigt i de unges behov

Når I benytter jer af et chatsystem som vores, får I direkte kontakt med jeres målgruppe. I kan bruge de mange henvendelser aktivt til at få større forståelse for de problematikker eller udfordringer, som målgruppen oplever.

Hos CompanYoung har vi eksempelvis ofte oplevet, at der er mange besøgende på uddannelsesinstitutioners hjemmeside, der spørger ind til adgangskrav på uddannelsen.

Det kan indikere, at der ikke er tilstrækkelig information på institutionens hjemmeside. Indsigten giver derfor en oplagt mulighed for at tilpasse kommunikationen på institutionens hjemmeside.

5. Individuel vejledning

Det er en stor beslutning at vælge uddannelse eller karriere. Derfor er vigtigt at kunne tilpasse sig den enkelte persons behov og møde dem i øjenhøjde.

Ved brugen af et chatsystem bliver det muligt at kunne tilbyde individuel vejledning til hver enkelt, der henvender sig. Måske kommer der en henvendelse, hvor vedkommende har brug for hjælp til ansøgningsprocessen til en uddannelse eller hos en virksomhed.

I det tilfælde er det muligt at guide personen gennem eksempelvis optagelse.dk eller et rekrutteringssystem. På den måde bliver der skabt et rum, hvor den enkelte føler sig tryg ved at stille de spørgsmål, vedkommende måtte have.

6. Kontakt til de unge

Som nævnt kan chatsystemet være med til at mindske de samme henvendelser gentagne gange per telefon eller mail. Chatsystemet er også med til at skabe en vigtig kontakt mellem den unge og uddannelsesinstitutionen eller virksomheden.

Et eksempel kan være, at en person henvender sig i chatten og gerne vil vide, hvilke muligheder der er for at få merit på en uddannelse.

Her sørger vi i CompanYoung for, at vedkommende bliver sat i kontakt med den rette vejleder på uddannelsesinstitutionen – da der typisk skal udarbejdes en realkompetencevurdering for at kunne vurdere, hvorvidt vedkommende kan få merit.

I de tilfælde er det essentielt, at de unge bliver sat i kontakt med den rette vejleder hos uddannelsesinstitutionen eller ansvarlige hos virksomheden. Det kan være afgørende for, om de vælger at søge uddannelsen eller elev-/lærepladsen

Et chatsystem kan derfor være et vigtigt redskab, der giver de besøgende:

• Hurtigt svar på deres spørgsmål
• Individuel hjælp til at træffe deres beslutning

Samtidig får uddannelsesinstitutioner, virksomheder og brancheorganisationer mulighed for at:

• spare på ressourcer
• øge effektiviteten og fokusere på kerneopgaverne
• promovere eksisterende tilbud
• få unik indsigt i de unges behov og ønsker
• skabe en vigtig kontakt til de unge
• være tilgængelige i tidsrum, hvor uddannelsesinstitutionen eller virksomheden normalt har lukket.

Kort sagt har chatløsninger et stort potentiale for både elever og institutioner, kunder og virksomheder.

Få en komplet chatløsning med CompanYoungs bemandede chat

Som uddannelsesinstitution, brancheorganisation eller virksomhed kan du få alle de ovenstående fordele med hjælp fra CompanYoungs bemandende chat- og samtaleplatform.

Chatsystemet indebærer både en livechat, som bemandes af vores vejledningsteam fra 08 til 20 på hverdage samt en chatbot, der er opsat til at kunne svare på henvendelser i de sene aften- og nattetimer.

I dag har vi mere end 80 kunder, som anvender løsningen – både store og små uddannelsesinstitutioner, efterskoler, erhvervsskoler, brancheorganisationer, gymnasier, højskoler og virksomheder.

Gennem CompanYoungs bemandede chat tilbyder vi, at I altid kan være tilgængelige for jeres målgruppe og yde en hurtig service og efterfølgende konvertering. Med over 2.000 henvendelser om måneden kan vi se tydelige fordele ved at benytte et chatsystem til at imødekomme den unge målgruppe.

Derudover viser tal fra de seneste 12 måneder et højt tilfredshedsniveau. Ved lukkede samtaler beder vi folk om at give feedback og vurdere tilfredsheden fra 1-5, og niveauet ligger på helt oppe på 4,5. Det tyder på, at chatløsninger er en meningsfuld service for alle parter.

Vil du gerne vide mere om, hvordan en bemandet livechat kan hjælpe målgruppen videre i deres beslutningsproces, så kan du se eller gense vores webinar, hvor vi stiller skarpt på de unges forventninger til en livechat, vores chatløsning og konkrete data her:

Gense webinaret